Quando si parla di videosorveglianza in azienda si aprono spesso grandi discussioni, che si dividono fra la richiesta di controllo/sicurezza da parte dei proprietari e quella di privacy dei lavoratori.
Esistono regole ben precise in merito alla videosorveglianza in azienda, scopriamole insieme per fare chiarezza.

Videosorveglianza in azienda: regole e normativa

Le aziende vogliono installare impianti di videosorveglianza sul posto di lavoro per ragioni naturali, quali la sicurezza, con lo scopo di creare un deterrente per furti, intrusioni e violazioni.
Altrettanto spesso, però, il datore di lavoro può cedere alla tentazione di installare la videosorveglianza in azienda per controllare i propri dipendenti.
Ce lo raccontano diversi episodi di cronaca, alcuni con risvolti imbarazzanti come vedremo fra qualche riga.
Il punto è che installare videocamere in azienda senza opportune autorizzazioni per controllare il personale va contro la normativa vigente.
Si tratta della Legge 300/1970 (Statuto dei lavoratori) che all’art. 4 vieta l’uso di impianti audiovisivi e altre apparecchiature atte al controllo a distanza del personale dipendente.
Non solo, lo statuto dei lavoratori è richiamato anche dalla normativa sulla privacy (D.Lgs n.196/2003 e dal D.lgs. n. 101/2018, nello specifico l’articolo 114).

Videosorveglianza e privacy, un breve riepilogo del contesto normativo che regola l’installazione e l’utilizzo di un sistema di videosorveglianza:

• Circolare dell’Ispettorato Nazionale del Lavoro n. 5/2018;
• Delibera del Garante [doc. web. n. 9058979] 11 ottobre 2018 “Elenco delle tipologie di trattamenti soggetti a requisito di valutazione d’impatto sulla protezione dei dati ai sensi dell’art. 35, comma 4, del Regolamento (UE) n. 2016/679”;
• Provvedimento generale del Garante in materia di videosorveglianza dell’ 8 aprile 2010, (alla luce del D.Lgs. 101/2018).
• GDPR – Regolamento 2016/679 dell’Unione Europea
• Linee Guida 3/2019 del Comitato Europeo per la Protezione dei Dati
• Guida in materia di valutazione d’impatto sulla protezione dei dati WP 248
• il DM 37/2008;
• il D.lgs. 81/2008 (TU Sicurezza).

Come si può installare la videosorveglianza in azienda rispettando la privacy (e senza incorrere in accuse e sanzioni)?

Lo Statuto dei Lavoratori vieta la videosorveglianza sul posto di lavoro per controllare i dipendenti, ma l’azienda può procedere con l’installazione per ragioni di sicurezza se segue un procedimento preciso.

Innanzitutto, l’azienda deve informare i lavoratori interessati, affiggere e fornire loro un’informativa sulla privacy.
A seguito, deve quindi nominare un responsabile alla gestione dei dati registrati.
Le telecamere vanno posizionate nelle zone a rischio (quelle in cui possono riprendere eventuali intrusioni) evitando di riprendere in maniera unidirezionale i lavoratori.
Alla base di tutto c’è l’idea che i lavoratori devono essere a conoscenza della presenza delle telecamere, così come anche tutte le persone che possono frequentare l’azienda (clienti, collaboratori, fornitori…), per questo l’impresa deve affiggere dei cartelli visibili che informino della presenza dell’impianto di videosorveglianza.

Quanto tempo vanno conservate le immagini riprese con le telecamere di videosorveglianza?

Esiste un tempo massimo per conservare le immagini, ed è di 24-48-72 ore, anche più ma serve comunicazione al garante.
Il personale addetto alla videosorveglianza deve essere formato e l’azienda deve predisporre le misure minime di sicurezza, fra cui quelle che garantiscono l’accesso alle immagini da sola parte del personale autorizzato.
In altre parole: le riprese NON possono essere viste da tutti!

E se le videocamere riprendono i lavoratori?
Se le videocamere riprendono uno o anche più dipendenti mentre stanno lavorando ( a esclusione di quando entrano o escono dal luogo di lavoro), l’azienda deve procedere a stipulare un accordo con le rappresentanze sindacali aziendali RSU.

E se le rappresentanze sindacali non sono presenti in azienda?
L’azienda deve rivolgersi al INL (Ispettorato Nazionale del Lavoro, Direzione Provinciale) e ottenere l’autorizzazione all’installazione della videosorveglianza.

Come installare la videosorveglianza in azienda

Se gli accordi per la videosorveglianza sul posto di lavoro sono stati stipulati, l’azienda deve installare il sistema di videosorveglianza seguendo queste regole:

• Liceità: le immagini raccolte possono essere impiegate, laddove necessarie per rispondere a un obbligo di legge o per tutelare un interesse legittimo;
• Necessità: deve esserci un motivo sufficiente ed evidente che giustifichi l’impianto di videosorveglianza;
• Proporzionalità: l’installazione delle telecamere deve avvenire laddove ritenuta una misura proporzionata agli scopi prefissati;
• Finalità: gli scopi dell’installazione delle videocamere di sorveglianza devono essere determinati, espliciti e legittimi.

Le telecamere sul posto di lavoro possono quindi essere installate solo ad autorizzazione ricevuta, da parte dell’Ispettorato del Lavoro o a seguito di accordi sindacali.
Questo per proteggere la riservatezza dei lavoratori ed evitare che venga violata la loro privacy.

Un caso imbarazzante di videocamere al lavoro

Come spiegato qualche riga sopra, la cronaca ha spesso riportato eventi con protagoniste le videocamere di sorveglianze.
Ha fatto notizia, l’episodio avvenuto a Pistoia, dove i titolari di un’azienda dovranno risarcire con 105 mila euro quattro ex lavoratrici dopo averle spiate con una telecamera direzionata sulle toilette. Il figlio dei titolari dell’azienda aveva infatti installato una telecamera nascosta riprendendo i WC della toilette.

Altri casi avvenuti: Telecamere nel bagno per spiare le colleghe in un’azienda di Piombino Dese; Spy cam nel WC delle dipendenti. Condannato il commercialista guardone.

Questi esempi allucinanti si collegano comunque con il fatto che le telecamere non possono essere installate in ogni ambiente aziendale.
E’, giusto per definire ciò che dovrebbe essere ovvio, il Garante si è espresso contro l’installazione delle videocamere in ambienti come bagni o spogliatoi.

Jobs Act e videosorveglianza al lavoro: cosa è cambiato

Diverse persone pensano che il Jobs Act abbia eliminato l’obbligo descritto.
Il Jobs Act ha sottolineato l’importanza di avere un accordo sindacale per poter procedere con l’installazione della videosorveglianza al lavoro, ma esclude dall’accordo dispositivi come computer, smartphone, tablet e rilevatori di entrata e di uscita.
Il principio imprescindibile viene quindi confermato, ovvero non è possibile controllare i lavoratori con impianti audiovisivi.
Gli strumenti che invece servono ai lavoratori per svolgere l’attività lavorativa (smartphone, tablet, …) sono esenti da autorizzazione.
I dati raccolti in modo regolare attraverso strumenti di controllo a distanza possono essere utilizzati a tutti i fini connessi al rapporto di lavoro e quindi anche a fini disciplinari.
Ovviamente i lavoratori devono esserne a conoscenza.

Posso installare telecamere finte in azienda?

Una domanda che si legge spesso in rete è “posso installare telecamere finte in azienda?”
Può sembrare una soluzione economica e vantaggiosa, perché la telecamere giocattolo costa pochi euro, non richiede costi d’installazione e può spaventare chi vuole rubare o intrufolarsi in azienda…
In realtà non funziona assolutamente così: installare una videocamera finta a scopo di deterrenza è vietato.
Chi lo fa può inoltre incorrere in problemi anche importanti.
Perché tutto parte dai principi visti qualche riga sopra, ovvero l’installazione della videosorveglianza in azienda deve rispondere alla liceità, alla necessità, alla proporzionalità e alla finalità.
L’installazione di videocamere fasulle non risponde a questi principi.
Perché se è un giocattolo, significa che non sono presenti le condizioni per cui la videosorveglianza sia necessaria e, di conseguenza, risulta superfluo installarla.
Ovviamente, accanto alla videosorveglianza mancherebbe la segnaletica che la annuncia (il cartello con il disegno della telecamera per capirci) e apporla significherebbe dichiarare il falso.

Posso mettere telecamere nascoste in azienda?

Un’altra soluzione a cui molti pensano è di mettere telecamere nascoste in azienda. Questo non è consentito dalla legge.
Per poter installare una videocamera di sorveglianza, come sottolinea il Garante Privacy, è necessario avvisare i soggetti inquadrati, perché tutti coloro di cui vengono raccolte le immagini ne devono essere informati e coscienti.
Con una telecamere nascosta questo NON avviene, quindi la scelta d’installarle va contro legge.

È importante considerare che basta un cartello, la cosiddetta informativa “sintetica” deve richiamare quella “estesa”; infatti infatti L’EDPB europa.eu suggerisce d’inserire nell’informativa sintetica un QR code che indirizzi all’informativa estesa (o di secondo livello) o, comunque all’indicazione di un sito web o altra indicazione utile per poterla reperire agevolmente, con immediatezza (in forma digitale o cartacea), possibilmente senza dover necessariamente accedere all’aera di ripresa. Il formato e posizione devono essere visibili e il contenuto d’immediata comprensione.

 

 

 

Ricordiamo che lo Studio Tecnico, oltre alla consulenza tecnica, offre una consulenza normativa con la predisposizione dei documenti necessari per espletare la normativa sulla privacy.

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